ACB / distribuidora

Visão geral do sistema

O ACB é um sistema integrado destinado à gestão operacional e financeira de uma distribuidora. Seu objetivo é centralizar os processos que começam no cadastro de produtos e parceiros comerciais e percorrem compra, recebimento, controle de lotes, venda, separação, conferência, entrega ou retirada e controle financeiro.

Macroprocessos abrangidos

Premissas funcionais gerais

Cadastros e administração operacional

O conjunto de cadastros funciona como base para as demais rotinas, devendo manter dados consistentes e permitir consulta histórica sem comprometer registros já vinculados a operações.

2.1 Clientes e fornecedores

O cadastro deve admitir pessoas físicas e jurídicas e distinguir a atuação do parceiro como cliente e/ou fornecedor, conforme a necessidade operacional.

Identificação

Nome ou razão social, CPF/CNPJ, contatos, endereço e demais informações cadastrais necessárias ao relacionamento comercial.

Classificação

Diferenciação entre pessoa física e jurídica e identificação de estabelecimento comercial quando aplicável.

Pesquisa e organização

Busca por nome, razão social ou CPF/CNPJ, com ordenação por campos relevantes.

Visão do cliente

Consulta das vendas mais recentes vinculadas ao cliente.

Visão do fornecedor

Consulta dos fornecimentos recentes e do saldo de créditos comerciais disponíveis.

Inativação

O cadastro deixa de ser usado em novas operações sem perda do histórico já existente.

2.2 Funcionários e perfis de atuação

Dados funcionais

Nome, CPF, contatos, datas de admissão e desligamento, função e situação ativa/inativa.

Perfis operacionais

As funções do colaborador determinam quais rotinas podem ser executadas ou consultadas.

Áreas de acesso

Administração, vendas, financeiro, estoque e logística.

Preservação de vínculo

Desligar ou inativar um funcionário não exclui as operações históricas em que participou.

Produtos, categorias e identificação

O módulo de produtos concentra a identidade comercial e operacional dos itens movimentados pela distribuidora, servindo de referência para compras, estoque, vendas e conferências.

Cadastro do produto

Descrição, categoria, unidade/forma de comercialização, dados de preço e demais atributos necessários à operação.

SKU padronizado

Cada produto utiliza código único em padrão estruturado, permitindo identificação consistente durante as rotinas.

Categorias

Produtos organizados por categoria para facilitar cadastro, consulta e análise.

Ativação e inativação

Produtos podem ser inativados para impedir novas movimentações sem perder o histórico.

Controle de disponibilidade

A situação de estoque é refletida nas telas de seleção de produtos, evitando operações com itens indisponíveis.

Visão consolidada

Acompanhamento de totais de produtos, ativos, inativos e itens fora de estoque.

Regra de identificação — o SKU segue formato padronizado de três grupos alfabéticos e um grupo numérico final, separados por hífen, garantindo unicidade e leitura operacional previsível.

3.1 Lotes e validade

Controle por lote

O estoque de um mesmo produto pode estar distribuído em diferentes lotes, cada um com sua quantidade e validade.

Validade mensal

Tratada por mês e ano, no padrão MM/AAAA.

Reaproveitamento de lote

Entrada com mesma validade de lote compatível existente aproveita esse lote em vez de duplicá-lo.

Código de lote

Identificação própria para rastrear origem e validade do estoque.

Prioridade de consumo

Com mais de um lote disponível, o sistema prioriza a saída conforme a regra de consumo e validade.

Estoque

O estoque deve refletir a disponibilidade física e comprometida dos produtos, com rastreabilidade por lote e integração com compras e vendas.

Compras e suprimentos

O módulo de compras controla a aquisição de mercadorias desde o registro do pedido até o recebimento e a resolução de divergências, mantendo ligação com fornecedor, estoque e financeiro.

Fornecedor obrigatório

Cada compra é vinculada a um fornecedor; após determinados marcos do processo, a troca não é permitida.

Itens da compra

Cada item registra produto, quantidade esperada e valor unitário.

Condições de pagamento

Dinheiro, PIX e boleto, inclusive múltiplos boletos conforme a negociação.

Data de entrega

A chegada da mercadoria muda a compra para situação de conferência e registra a data efetiva.

Histórico

Alterações e resoluções de divergências permanecem vinculadas à compra para consulta posterior.

5.1 Recebimento e conferência de entrada

A conferência de entrada compara o que foi comprado com o que efetivamente chegou e define a composição final de estoque e os ajustes comerciais necessários.

Conferência por item e lote

Cada item recebido informa ao menos um lote, sua validade e a quantidade efetivamente recebida.

Fechamento quantitativo

A soma das quantidades por lote deve ser compatível com a quantidade esperada, consideradas as divergências.

Classificação de divergências

Registro de mercadoria faltante, avariada e vencida, além da quantidade efetivamente aproveitável.

Validade obrigatória

Entrada controlada por lote exige identificação da validade correspondente.

Efeito no estoque

Somente quantidades válidas e aceitas são incorporadas ao estoque disponível.

5.2 Divergências e resolução comercial

5.3 Crédito com fornecedor

Origem

Créditos decorrem de divergências reconhecidas em compras.

Saldo disponível

O sistema apresenta o total de crédito ainda utilizável por fornecedor.

Consumo

Créditos são consumidos em ordem cronológica, utilizando primeiro os mais antigos.

Histórico

Cada utilização preserva vínculo com a origem, saldo original, valor consumido e saldo remanescente.

Vendas

O módulo de vendas concentra a negociação comercial com o cliente e coordena os efeitos sobre estoque, pagamentos, conferência de saída e logística.

Cliente e itens

A venda identifica cliente, produtos, quantidades, valores e forma de entrega ou retirada.

Disponibilidade

A inclusão de itens respeita o estoque efetivamente disponível para atendimento.

Reserva

A venda compromete o estoque necessário, mantendo coerência entre disponibilidade comercial e expedição.

Entrega

Possui data prevista e modalidade operacional de entrega ou retirada.

Histórico do cliente

As vendas mais recentes ficam disponíveis na visão do cadastro do cliente.

6.1 Formas e condições de pagamento

Formas aceitas

Dinheiro, PIX e boleto.

Pagamento híbrido

Uma mesma venda pode combinar formas de pagamento, desde que a soma corresponda ao valor devido.

Boletos

A venda pode ser parcelada em até cinco boletos.

Vencimentos

Definidos conforme a negociação, inclusive em intervalos semanais.

Situação financeira independente

Andamento logístico e situação financeira são acompanhados separadamente, embora possam se influenciar.

6.2 Alteração de venda e preservação do histórico

Alteração durante conferência

Se o vendedor alterar uma venda em conferência de saída, ela entra em revisão e a conferência fica bloqueada até a conclusão.

Retomada

Após a revisão, a conferência é retomada com as novas informações.

Impacto em estoque

Alterações de itens ou quantidades recalculam o comprometimento de estoque.

Impacto financeiro

Mudanças de valor ou forma de pagamento atualizam as obrigações sem apagar registros históricos.

Conferência de saída e expedição

A conferência de saída assegura que os produtos separados correspondem ao que foi vendido antes da liberação para entrega ou retirada.

7.1 Regras de início da conferência

Momento permitido

No dia previsto para entrega ou quando a venda estiver atrasada e ainda precisar ser expedida.

Bloqueio antecipado

Não é possível iniciar a conferência em data incompatível com a programação da venda.

Estado operacional

Ao iniciar, a venda e a conferência assumem estados próprios que evidenciam a expedição em andamento.

7.2 Fluxo de conferência

7.3 Ocorrências durante a conferência

Tipos de ocorrência

Produto em falta, avariado, vencido ou outra ocorrência relevante.

Observação

Ocorrências podem receber descrição complementar para contextualizar o problema.

Comunicação interna

A área comercial é informada quando houver ocorrência que exija decisão ou ajuste da venda.

Tratamento

A continuidade depende da resolução adequada da ocorrência e, quando necessário, da revisão da venda.

Logística, entrega e retirada

O módulo logístico organiza o destino da venda após a conferência, diferenciando operações que seguem para entrega daquelas liberadas para retirada.

Entrega

Após conferência adequada, a venda pode ser liberada para sair para entrega.

Retirada

Quando essa for a modalidade escolhida, a venda fica liberada para retirada após a conferência.

Conclusão

A operação é encerrada conforme o fluxo logístico aplicável.

Acompanhamento

Distinção clara entre vendas aguardando conferência, em revisão, em rota/entrega, liberadas para retirada e concluídas.

8.1 Adiamento de entrega

Adiamento

Uma venda pode ter sua entrega adiada, assumindo situação própria enquanto aguarda a nova data.

Reinício controlado

Ao adiar, o progresso da conferência é reiniciado para evitar reaproveitamento indevido de uma conferência antiga.

Retomada

Na nova data, a operação é retomada por fluxo específico.

Revalidação de lote

Lotes reservados são reavaliados; se algum se tornar inadequado por validade, a reserva migra para lote válido.

Financeiro

O financeiro acompanha as obrigações e recebimentos decorrentes das operações comerciais, mantendo separação entre situação operacional e situação financeira.

9.1 Financeiro de vendas

Atualização automática

A situação financeira acompanha pagamentos, estornos e vencimentos.

Baixa de pagamento

O setor autorizado registra o recebimento de uma parcela ou pagamento.

Estorno

Um recebimento registrado pode ser revertido por usuário autorizado, com recomposição da situação financeira.

Pagamentos múltiplos

Uma venda pode conter diversas obrigações e diferentes formas de pagamento.

Histórico

Pagamentos cancelados, substituídos, pagos ou estornados permanecem rastreáveis.

9.2 Indicadores financeiros de vendas

Total vendido

Valor total das vendas consideradas no período selecionado.

A receber

Saldo financeiro ainda pendente de recebimento.

Recebido

Valores efetivamente recebidos no período/recorte considerado.

A vencer no mês

Obrigações com vencimento dentro do mês de referência.

Vencido no ano

Valores vencidos acumulados no recorte anual aplicável.

Filtros temporais

Indicadores analisados por mês e ano, usando o período corrente como referência inicial.

9.3 Principais clientes por vendas

Ranking

Identificação dos cinco clientes com maior volume financeiro no recorte selecionado.

Informações

Cliente, documento, valor total comprado e quantidade de vendas.

Períodos

Consulta por mês, ano ou intervalo personalizado de datas.

9.4 Financeiro de compras

O módulo de compras gera obrigações financeiras de acordo com as condições negociadas com o fornecedor, respeitando abatimentos, créditos e demais ajustes decorrentes da conferência de entrada.

Formas de pagamento

Dinheiro, PIX e boleto.

Parcelamento em boletos

Sem a limitação de quantidade aplicada às vendas, permitindo adequação à negociação com fornecedores.

Ajustes por divergência

Abatimentos reduzem o valor da obrigação; créditos comerciais podem ser preservados para uso futuro.

Painéis de gestão e visão geral

Os painéis sintetizam informações operacionais e financeiras para que a gestão acompanhe o negócio sem precisar consultar individualmente cada operação.

10.1 Visão operacional de produtos e estoque

Indicadores de cadastro

Quantidade total de produtos, produtos ativos e inativos.

Disponibilidade

Quantidade de produtos fora de estoque.

Inspeções/conferências

Visão de atividades operacionais ainda em andamento.

Categorias

Distribuição ou contagem de produtos por categoria.

10.2 Visão financeira consolidada

Objetivo

Apresentar na página inicial um resumo dos principais indicadores financeiros sem exigir navegação pelos módulos.

Abrangência

Vendas, compras e, em evolução futura, movimentações financeiras internas.

Leitura gerencial

Prioriza valores recebidos, a receber, a pagar, vencidos e demais indicadores relevantes à tomada de decisão.

Alertas e comunicação interna

O sistema deve apoiar a comunicação entre áreas quando um evento operacional exige atenção de outro setor.

Ocorrências de expedição

Problemas na conferência de saída geram aviso para a área responsável pela venda.

Eventos relevantes

Avisos podem ser associados à operação que os originou, para acesso rápido ao contexto.

Objetivo

Reduzir dependência de comunicação externa ao sistema e evitar vendas ou compras paradas sem conhecimento da área responsável.

Regras transversais de negócio

As regras abaixo atravessam diversos módulos e devem ser consideradas na estimativa por impactarem múltiplos fluxos.

12.1 Perfis de uso e segregação de funções

Administração

Gestão ampla de cadastros, configurações e ações administrativas.

Vendas

Registro e revisão de vendas, acompanhamento de clientes e resposta a ocorrências comerciais.

Estoque

Controle de produtos, lotes, recebimento, conferência e disponibilidade física.

Logística

Acompanhamento da expedição, entrega e retirada.

Financeiro

Controle de recebimentos, pagamentos, estornos e indicadores financeiros.

Fluxos de negócio de referência

Os fluxos abaixo resumem os encadeamentos que a solução deve suportar e servem de referência funcional para dimensionamento da proposta.

13.1 Compra

1. Registrar fornecedor, itens, quantidades, valores e condições de pagamento.
2. Aguardar a chegada da mercadoria.
3. Iniciar a conferência de entrada e distribuir quantidades por lote e validade.
4. Classificar eventuais faltas, avarias ou produtos vencidos.
5. Incorporar ao estoque apenas as quantidades aceitas.
6. Resolver divergências por abatimento ou geração de crédito com fornecedor.
7. Atualizar a posição financeira da compra de acordo com o resultado final.

13.2 Venda

1. Registrar cliente, itens, quantidades, valores, modalidade de entrega e condições de pagamento.
2. Reservar a quantidade necessária do estoque disponível.
3. Aguardar o momento permitido para conferência de saída.
4. Conferir os itens e registrar eventuais ocorrências.
5. Quando houver alteração comercial, bloquear a conferência e encaminhar a venda para revisão.
6. Retomar a conferência após a revisão, com estoque e financeiro atualizados.
7. Liberar a venda para entrega ou retirada.
8. Concluir a operação e manter o histórico financeiro e operacional completo.

Evoluções funcionais mapeadas

Evoluções já identificadas para o produto, que podem ser apresentadas separadamente na proposta comercial como escopo futuro, fases adicionais ou itens opcionais.

Matriz resumida para orçamento

Visão sintética dos módulos a serem considerados pelas empresas proponentes. Não substitui as regras detalhadas das seções anteriores.

Recomenda-se solicitar orçamento separado por módulo, indicando escopo base, itens opcionais, premissas, prazo estimado, garantia, suporte e custo de evoluções posteriores.

Delimitação do documento para cotação

Para evitar que fornecedores interpretem este material como uma especificação técnica, esta versão deliberadamente não define como as funcionalidades deverão ser implementadas.

Tecnologia

Sem prescrição de linguagem de programação, framework, banco de dados, arquitetura ou provedor de infraestrutura.

Detalhes técnicos

Sem descrição de rotas, serviços, classes, modelos de código, integrações internas ou persistência.

Layout

Sem definição visual definitiva; telas e experiência do usuário devem ser dimensionadas a partir das funções e fluxos descritos.

Valores

Sem estimativa de horas, prazo ou preço; essas informações são de responsabilidade da empresa proponente.

Nomenclatura

Os nomes de situações operacionais representam estados de negócio e podem ser adaptados na interface sem alterar o comportamento esperado.

Encerramento

O ACB deve ser orçado como uma solução integrada de gestão para distribuidora, com regras próprias de estoque por lote e validade, compras com conferência e divergências, vendas com reserva e revisão, expedição controlada, logística e acompanhamento financeiro.

A estimativa comercial deverá considerar não apenas a existência das telas de cadastro, mas principalmente as dependências entre módulos e as regras de transição que preservam a consistência da operação.